红头文件文件编号指的是什么?如果公司有文控管理，会有文件模板来发布制度，但如果公司没有文控管理或者不规范的话，制度模板需要本部门来确定了制度文档的构成要素笔者将分两方面来讲解，一方面是红头文件，国家有专门的公文格式，参照国家的公文格式规范可以制定本公司的公文格式规范，另一方面是非红头文件，公司自己来确定的模板无论是红头文件还是非红头文件，包含的要素基本是相同的，下面我们就来聊聊关于红头文件文件编号指的是什么?接下来我们就一起去了解一下吧!
红头文件文件编号指的是什么
如果公司有文控管理，会有文件模板来发布制度，但如果公司没有文控管理或者不规范的话，制度模板需要本部门来确定了。制度文档的构成要素笔者将分两方面来讲解，一方面是红头文件，国家有专门的公文格式，参照国家的公文格式规范可以制定本公司的公文格式规范，另一方面是非红头文件，公司自己来确定的模板。无论是红头文件还是非红头文件，包含的要素基本是相同的。
一、红头文件红头文件格式基本是参照国家的公文格式规范，参照不是照搬，还需要结合企业的环境，如文件的存档、很多企业没有上下级单位、文件的保密、从节约成本方面考虑等，这些因素都会影响文件格式规范。一般说来，红头文件格式要包含以下因素：
1、企业标识企业标识也就是所谓红头文件的那个红头，例如公司名称是“河北宏意信息科技有限公司”，那么这个企业标识就是“河北宏意信息科技有限公司文件”字样。
2、发文字号发文字号一般包括发文单位代字、年份和序号等，如“河北宏意信息科技有限公司”的发文单位代字可以确定为“宏意”，这个公司各个部门都需要发文，可以用各部门简称来识别各部门的文件，例如人力资源部简称“人”、行政办公室简称“办”等。年份是4位的年份，序号是全年中整个单位按发文时间早晚来编制的自然序号，序号不得有虚数0。如宏意人[2016]2号，代表2016年河北宏意信息科技有限公司人力资源部发布的文件，在单位发文中总序号是第2。
3、标题标题并非是制度标题，标题的格式一般为《关于XXXX的通知(请示、指示)》。如薪酬管理制度，标题应该为“关于下发《薪酬管理制度》的通知”。
4、主送单位主送单位就是文件发给哪些单位。
5、正文此正文并不是制度的正文，而是通知的内容，一般来说这种附带制度的通知文件正文是比较简单的，例如“各部门：《薪酬管理制度》已制订完毕，自2016年11月1日起生效，请遵照执行。”。如果是修订的制度，正文中要说明替换的文件情况，如“各部门：《薪酬管理制度》已修订完毕，自2016年11月1日起生效，同时宏意人【2015】15号《关于下发<薪酬管理制度>的通知》废止，请遵照执行。”。
6、落款一般包括发文单位、日期和印章。
7、附件附件一般为制度正文内容，制度正文的构成要素在非红头文件的讲解中予以说明。8、主题词主题词是表达通知文件主题的词或词组，一般不超过5个，不过现在党政机关公文格式中取消了主题词，主题词的目的本身是为了便于管理和检索。笔者认为企业的红头文件中带主题词是没有意义的，列出此项是让大家对有所了解。
9、抄报一般用于上级单位中，除了主送上级单位外，其它相关需要知晓此事的上级单位用抄报。
10、抄送抄送是将文件发送给与公文有关的单位或遵照执行的单位，一般用于平级和下级单位。
11、印发单位及日期指公文印发的单位及日期。在实际操作中，制度需要汇签和签批的，可以额外增加一份公文审批单。红头文件格式，在制度正文中说明参照执行其它制度的情况，要将发文文号和标题全部说清楚，如“绩效得分计算规则参照宏意人【2015】18号《关于下发<绩效管理制度>的通知》执行。”
二、非红头文件非红头文件是一个概括的称呼，指除红头文件以外的其它格式，主要包括以下要素。
1、制度名称如薪酬管理制度
2、制度编码编码都包含一定的信息，如HY-HR0001，编码中包含公司名称“HY”、部门名称“HR”、部门发文顺序号“0001”，顺序号不足4位的用0补足。
3、版本版次例如用A、B、C……代表版本，用00、01、02……代表版次，版本版次的格式为A00，代表版本为A版次为00。至于版本版次的设定，公司可以确定适合本公司的规则，如同时修改不超过5次的版次升级一级，同时修改5次的或版次累计5次升级的，版本升级一级。4、编制人与审批人与制度的编制人与最终审批人签字(含日期)，如果中间有审核人的，可以增加审核人一项。
5、编制部门代表制度的编制部门，如果制度正文中出现“本制度由XX部门负责解释字样”，制度模板里面可不体现编制部门一项信息。6、实施时间代表制度的正式实施时间，如果制度正文中出现“本制度自XXXX年XX月XX日起执行”的字样，制度模板里面可不体现实施时间一项信息。
7、变更履历表示制度的变更情况，也是版本版次升级的依据，变更履历可在制度正文前体现，以文字描述形式或表格形式来展示。
8、制度目的制度目的属于制度正文内容，一般是在制度第一条，是表述制度制定的依据或目的，表述文字要简明扼要。如薪酬管理制度目的：“为统一薪酬制度，理顺分配关系，规范薪酬日常管理，建立完善正常的薪酬运行机制，特制定本制度。”
9、适用范围适用范围属于制度正文内容，一般在制度第二条，表示制度内容所针对的组织、团体、地域等。如“本制度适用于公司所有员工”、“本制度适用于工程部所有项目经理岗位”。
10、职责职责属于制度正文内容，一般在制度第三条，对制度实施过程中的主要负责部门(机构、团体、个人)、辅助部门(机构、团体、个人)等主要职责和工作进行说明。
11、定义定义属于制度正文内容，一般在制度第四条，对制度中名称、称呼等做明确定义，以便员工明白名称、称呼等明确范围、概念等。如“新员工指入职未满三个月的员工”、“辅助人员指清洁员、厨师、门卫、司机”。在这里要注意的是定义可以不遵循规范的解释、习惯、一般性理解等，它非常具有公司特色，甚至具有单个制度特性，它不能脱离了公司或制度。建议各项制度中对同一个解释最好一致，当然不一致也是可以的。例如生产部制度中对于新员工的解释是“入职未满三个月或由除品质部外转岗到生产部未满一个月的员工”，而人力资源部制度中对于新员工的解释是“入职但未转正的员工”。
12、其它正文内容其它正文内容是制度正文的核心，将需要规定的事项表述清楚，制度中最好有标准、执行、监督、结果反馈处理等环节。制度的最后，一般是一些说明解释类的内容，例如解释单位、生效时间、其它信息等。在企业中，一般编制单位也是解释单位。生效时间可以有多种说法，如自XXXX年XX月XX日起生效、自颁布之日起生效等。其它信息如：与其它制度有冲突的按本制度执行；本规定作为XX制度的补充文件，与XX制度有冲突的按XX制度执行。
13、附件附件内容一般包括制度中适用的表单、模板等。一般在制度中出现表单、模板等，只需要写明“附件N”的字样，到时候在附件中查找即可。对于附件中的表单、模板等，建议也有独立的编号。
14、公司名称(可含LOGO)制度文档中建议增加公式名称和LOGO的标识，有的企业制度名称中含企业名称，如“XX公司薪酬管理制度”、“XX公司培训管理制度”等。在工作中应用的文档中，建议在页眉或页脚增加公司名称和LOGO等信息，同时制度标题可以将“XX公司”字样去掉。在上述说的制度内容中，如果出现要参照其它制度的情况，可以直接写“参照XX制度”，不用将文件编辑等信息说明，因为这是同一制度一直采用一个编码。
