通过复诵，可以使电话内容得到非常准确的传达，使得相关人员能够按照指令实施工作计划，避免因为信息传达偏差而导致的误会甚至冲突。正确使用发送、抄送、密送：在邮件用语里，发送、抄送、密送分别用To，CC和BCC代指。To后面的对象，是指要受理这封邮件的主要对象，理应对邮件予以回复响应。BCC所谓的密送是指收件人并不知道还发给了谁，该功能可能用于非常规场合。
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办公室礼仪基本常识文档
办公礼仪小讲座1：这些“电话礼仪”和“邮件礼仪”你知道吗
电话礼仪
员工或客户通常是用打电话的方式与他人进行最初的联系的，因此一个人的电话礼仪往往决定着他人对通话对象所在公司和部门的第一印象。规范的电话礼仪既体现了个人谦和有礼的作风，又反映出单位的高效率和现代管理。
■ “铃声不过三”原则
铃响后马上拿起电话，会让对方感到唐突；超过三声则是缺乏效率的表现，同时让对方不耐烦、产生焦急情绪。因此，电话铃声响过两声之后接听电话，是一个最为合适恰当的时机。如电话确实不在身边或走不开造成不能及时接听，应在拿起电话后先向对方表示歉意，如“很抱歉，让你久等了”。
规范电话用语：接听电话，首先应自报家门。对外接听要报出单位名称，内部接听要报出部门名称，如“您好，这里是某某公司”。自报家门既是对对方的尊重，使对方确认拨打是否正确；也能给自己带来方便，不会因为打错电话而多费口舌。此外就是“您好”“对不起”“谢谢您”要常挂嘴边。
■ 注意通话语气
电话是非直面的沟通形式，因此听者不仅关心内容，同时也会注意你与他（她）通话的语气。在工作电话中，尽量采用积极主动的语气，声调应是愉快的，语速应是较慢的，拥有能让对方产生共鸣的热心。理想的效果是听音如见其人，听者如沐春风，且不能显得矫揉造作。
■ “后挂电话”原则
当对方与你说再见的时候后，也要热情回答再见，并且为表达尊重，要等对方挂断电话后再进行挂机，且挂机过程中小心轻放，切不可将话筒作出气筒，这将是极不礼貌的表现。
复诵重要事项：通话过程中，复诵重要事项和电话号码，是核实结果、减少偏差必不可少的一个步骤。通过复诵，可以使电话内容得到非常准确的传达，使得相关人员能够按照指令实施工作计划，避免因为信息传达偏差而导致的误会甚至冲突。
■ 左手持听筒
很多电话礼仪只注重了通话方面的注重事项，却忽略了电话接听的姿势。大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是，在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面，这样，电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户带来不适。为了消除这种现象，合适的姿势是用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。除了拿听筒的方法以外，还要求通话者保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘。端坐的姿势最有利于声音自然、流畅和动听。
邮件礼仪
邮件是近年来企业内外频繁使用的沟通手段，在某些企业邮件已经具备文件效应。因此掌握邮件礼仪，便成为当代白领尤其要注意的领域。
■ 关于邮件主题
首先是不能允许空白主题，这是一种最失礼的方式。其次，最好注明是来自于某某公司或部门的邮件，便于收件者保存和整理。再次，主题切忌含糊不清，不要用混乱无实际意义的主题。最后是回复对方邮件时主题可根据内容进行修改，而不是一堆的“Re……”
正确使用发送、抄送、密送：在邮件用语里，发送、抄送、密送分别用To，CC和BCC代指。To后面的对象，是指要受理这封邮件的主要对象，理应对邮件予以回复响应。CC的人是只需要知道了解该邮件内容，回复与否可自行决定。BCC所谓的密送是指收件人并不知道还发给了谁，该功能可能用于非常规场合。需要注意的是，发送和抄送的对象的排序最好遵循一定的顺序，比如按部门顺序或职务高低。适当的规则会给人以稳妥知礼的印象。
■ 主动控制邮件的往来
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定收件人或哪些收件人给予回复。或在文后注明，“仅供参考，无须回复”等。
■ 关于邮件正文
E-mail邮件在行文上应该具备商务公函的要素，简明扼要、条理清晰等在此不做阐述。尤其要注意的是，切忌在公务邮件中使用网络语言及“：）”等符号，这将给人轻佻的印象。
结尾签名：每封邮件的结尾都应该进行签名。签名档可包括姓名、公司、部门、职务、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，以4行为限。签名档字体要与正文匹配，注意简体、繁体、英文等，签名档字号应比正文字号略小。
