在编写职责描述时，需注意以下问题。岗位说明书最终由人力资源部负责人审核批准，并进行编号，成为正式的岗位说明书档案。
1.岗位说明书的格式
岗位说明书的格式因公司发展阶段不同、需求不同、岗位分析的目的不同等因素，可繁可简。
2.职责描述
岗位设置目的栏需用简练而准确的语言来描述本岗位在单位及部门中存在的目的和作用。编写前，需要考虑如下问题。
（1）该岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？
（2）如果该岗位不存在，会对公司或部门造成哪些影响？
（3）格式为工作依据 工作内容 工作成果。
注意：岗位设置目的陈述不包括达成结果的过程。
在编写职责描述时，需注意以下问题。
其代表了岗位的主要产出；
描述了工作的成果而非过程；
每一说明描述了单独的、不同的最终结果；
不是广义的、含糊的说明；
每一个说明都是没有时限的，如果岗位没有改变，则职责不会改变；
是在该岗位工作的人所负有的职责以及工作所要求的最终结果；
是岗位长期及经常性的工作，而不是短期或临时性工作；
按照岗位职责的重要性顺序填写，重要的职责填写在前面；
每条职责描述不超过50字。
除非是特别重要的职责，每项职责占用的时间一般应大于所有职责的5%，未被逐条详细描述的其他职责所占用的时间一般不超过该岗位完成所有职责工作时间的10%。紧密相关的（例如，用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题下做概要描述。
一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开始的语句。可用“起草”“审核”“执行”“指导”等具体动词，尽量避免用“负责”等笼统的词。
用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能对具体的内容进行描述，避免只使用“管理”“监控”等词语，要描述出管理监督的具体事项。职责描述语句通常包含的内容有谓语、宾语、目的描述。
3.小组讨论
岗位说明书的起草人在初步起草岗位说明书后，应经过岗位分析项目小组讨论确定。在讨论过程中如果有不明确的问题，还可以向相关人员进一步了解情况。小组讨论的意义在于：小组各成员对同一岗位有不同视角，他们的意见可保证该岗位说明书内容更加确切、完整，文字表达更加准确。
4.编写岗位说明书
经岗位分析小组讨论确定后的岗位说明书可返回岗位现任职人员或其直接上级，征求反馈意见并进行必要的修改。岗位说明书最终由人力资源部负责人审核批准，并进行编号，成为正式的岗位说明书档案。
